Slide background

Księgowość to sztuka

... Zaufaj profesjonalistom

Slide background

Księgowość to sztuka

... Zaufaj profesjonalistom

Slide background

Księgowość to sztuka

... Zaufaj profesjonalistom

Biuro Rachunkowe KZ

Biuro Rachunkowe KZ powstało w 2004 roku. Jego założycielką i właścicielką jest Kinga Zeidler, absolwentka kierunku Rachunkowość Przedsiębiorstw Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. Posiada również świadectwo kwalifikacyjne Ministra Finansów nr 5903/2004, wydane w dniu 10 maja 2004 roku.

Nasze biuro świadczy usługi rachunkowe i księgowe dla małych, średnich i dużych podmiotów gospodarczych, działających w Wielkopolsce, zwłaszcza w Poznaniu, Szamotułach i Pniewach. Mieścimy się w centrum Poznania (Grunwald). Nasza działalność jest objęta ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Od początku naszego istnienia na rynku staramy się wychodzić naprzeciw potrzebom naszych klientów, dlatego zakres świadczonych przez nas usług stale ewoluuje w kierunku aktualnego popytu. Dostosowujemy się do indywidualnych zapotrzebowań, dlatego zaufało nam kilkadziesiąt firm, zarówno krajowych, jak i z udziałem kapitału zagranicznego.

Zespół naszego biura tworzą specjaliści z dużym doświadczeniem, reprezentujący wysoki poziom profesjonalizmu. Nasza firma znana jest jako rzetelny partner w biznesie, dbający o jakość i terminowość.
Mając świadomość zmian przepisów i uregulowań finansowo-księgowych, kładziemy nacisk na ustawiczne szkolenie naszych pracowników, aby świadczone przez nas usługi utrzymywały niezmiennie wysoki poziom.

Zapraszamy Państwa do zapoznania się z zakresem naszych usług w zakładce Oferta i do kontaktu z naszym biurem. Jesteśmy do Państwa dyspozycji.

Skontaktuj się z nami!

Obsługujemy małe, średnie i duże przedsiębiorstwa w zakresie ewidencji księgowych oraz rozliczeń kadr i płac. Jeżeli potrzebują Państwo solidnej, profesjonalnej obsługi księgowej, zapraszamy do kontaktu. Prosimy o telefon lub e-mail w celu ustalenia terminu spotkania.

Spotkajmy się!

Cenimy indywidualne podejście. Dlatego ofertę dostosowujemy do naszych Klientów w taki sposób, by odpowiedzieć na faktyczne zapotrzebowanie i rozwiązać istniejące problemy w kwestii księgowości. Wspólnie wypracujemy najlepsze rozwiązania!

Pozwól sobie pomóc!

Jesteśmy w stanie obsłużyć zarówno jednoosobowe firmy, jak i duże przedsiębiorstwa. Działamy już od ponad dekady i ciągle prężnie się rozwijamy, a znakiem naszego sukcesu jest zadowolenie Klientów. Ty także swoją księgowość powierz specjalistom!

Biuro rachunkowe – istota, wybór i korzyści

Dla każdej firmy jedną z najważniejszych decyzji przed rozpoczęciem działalności jest wybór biura rachunkowego. Znalezienie najodpowiedniejszego jest sporym wyzwaniem, bowiem konkurencja na rynku jest ogromna. Każdemu przedsiębiorcy zależy na fachowym i rzetelnym prowadzeniu finansów, w szczególności rozliczeń z Urzędem Skarbowym, ZUS i przestrzeganiu terminów płatności. Jak wybrać właściwe biuro, jak prowadzić współpracę i jakie są z niej korzyści?



Czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego?



Mężczyzna siedzący przy komputerze i szukający biura rachunkowego

Z roku na roku w Polsce otwiera się coraz więcej firm i przedsiębiorstw, których właściciele często borykają się z trudnościami natury finansowo-księgowej. Doskonałym przykładem jest miasto Poznań, które dynamicznie się rozwija, stwarzając coraz to więcej miejsc pracy.

DzielnicaOgółemPaństwoweSpółki RazemSpółki HandloweSpółki Handlowe AkcyjneSpółki Z O.O.Spółki CywilneSpółdzielnieDziałalność Gospodarcza
M. Poznań gmina miejska10690104110411310000120
Poznań-Grunwald delegatura26175083416140107500322002316046
Poznań-Jeżyce delegatura19620166715148138425415202811263
Poznań-Nowe Miasto delegatura2100314984322362258517615714872
Poznań-Stare Miasto delegatura342640110698035137673830334519619
Poznań-Wilda delegatura10296025711663211348907217015
Poznań - Suma1124272346772525047820928942117568835
(Liczba firm w Poznaniu - Luty 2019)

Liczba firm w Poznaniu - Podział na delegatury - Luty 2019 (Liczba firm w Poznaniu - Podział na delegatury - Luty 2019)

Liczba firm w Poznaniu - Luty 2019 (Liczba firm w Poznaniu - Luty 2019)

Nic więc dziwnego, że przy tak dużym wzroście liczby nowych firm, coraz większym zainteresowaniem cieszą się usługi biur rachunkowych. Ale jak zdecydować się na biuro, które na pewno ułatwi nam prowadzenie naszej firmy?

Zasadniczymi aspektami, które przedsiębiorca powinien brać pod uwagę przed wyborem biura rachunkowego, powinny być:

  • Kwalifikacje zawodowe. Jeszcze niedawno każdego, kto chciał otworzyć biuro rachunkowe, obowiązywało uzyskanie licencji Ministra Finansów. Od 10 sierpnia 2014 roku istnieje w tej kwestii swoboda działania; biuro rachunkowe może otworzyć każda osoba. Dlatego przedsiębiorca, we własnym, dobrze pojętym interesie, powinien sprawdzić kwalifikacje księgowej/księgowego. Dokumentami potwierdzającymi umiejętności są: wspomniana licencja Ministra Finansów – certyfikat księgowy. Nie jest obowiązkowa, jednak długoletni księgowi, którzy ją uzyskali wcześniej, mogą ją okazać na potwierdzenie kwalifikacji. Certyfikaty Centrum Informacji Księgowej. Centrum prowadzi egzaminy dla księgowych, sprawdza funkcjonowanie biur rachunkowych według określonych kryteriów i nadaje odpowiednie certyfikaty. Baza certyfikowanych biur rachunkowych i księgowych znajduje się na stronie www.cik.org.pl. Świadectwa ukończenia kursów i szkoleń dla księgowych. Dobrze jest, jeżeli właściciel biura rachunkowego posiada takie świadectwa – im więcej i im bardziej aktualne, tym lepiej. Przepisy księgowe zmieniają się dość często, a daty ukończenia poszczególnych kursów i szkoleń świadczą, że osoba, która je ukończyła, traktuje swoje obowiązki serio, stale się dokształcając.
  • Zakres świadczonych usług. Trzeba zorientować się, na jakie usługi księgowe można liczyć, korzystając z danego biura. Na rynku funkcjonują biura, oferujące usługi podstawowe, jak obliczanie podatków, wysyłanie deklaracji, obsługę wynagrodzeń i faktur. Można jednak znaleźć i takie, które reprezentują przedsiębiorstwo w urzędach, prowadzą doradztwo podatkowe, sporządzają raporty, itp. Należy mieć na uwadze formę prawną działalności firmy, determinującą prowadzenie ksiąg rachunkowych. Spółki obowiązuje pełna księgowość, w przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej, mogącej rozliczać się na podstawie książki przychodów i rozchodów.
  • Polisa ubezpieczeniowa OC. Jest to niezwykle istotny warunek, bez spełnienia którego lepiej poszukać innego biura. Ubezpieczenie OC na działalność biura rachunkowego chroni przedsiębiorstwo przed odpowiedzialnością finansową za błędy, jakie może popełnić biuro rachunkowe. Im wyższa polisa ubezpieczeniowa, tym lepiej. Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, polisa ubezpieczeniowa powinna być rozszerzona o kadry i płace.
  • Specjalizacja branżowa. Warto wybrać biuro rachunkowe, które ma przynajmniej kilkuletnie doświadczenie w obszarze rynku, w jakim działa przedsiębiorstwo: produkcja, usługi, handel, transport i logistyka, itp., a także w konkretnej branży: spożywcza, chemiczna, farmaceutyczna, kurierska – różne są bowiem szczegółowe przepisy i zasady rozliczania.
  • System pracy biura i jego organizacja. Istotne są godziny otwarcia, możliwość kontaktu awaryjnego (telefon, sms) w godzinach pozasłużbowych, możliwość współpracy zdalnej (przesyłanie dokumentów e-mailem), informowanie przez biuro o terminach płatności, szczególnie do US i ZUS, częstotliwość kontaktów, monitorowanie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, wdrożenie przez biuro procedur RODO (ważne!) w związku z dużym zasobem danych wrażliwych.
  • Cena. Usługi biur rachunkowych są zróżnicowane w zależności od wielu czynników. Nie należy natomiast kierować się ceną najniższą. Warto upewnić się, czy zaoferowana cena obejmuje tylko podstawowe usługi, czy biuro nie naliczy dodatkowych opłat za usługi w trakcie prowadzenia księgowości – wszystko to musi być klarownie przedstawione. W każdym przypadku ceny usług powinny być adekwatne do jakości świadczonych usług.


Gdzie szukać dobrego biura rachunkowego?



Segregator, kalkulator oraz długopis leżące w biurze rachunkowym

Wszystko zależy od tego, jaką księgowość preferuje przedsiębiorca. Decydując się na tradycyjną, stacjonarną, warto szukać biura z siedzibą niezbyt odległą od siedziby firmy, ewentualnie znajdującą się na trasie z domu do firmy. Chodzi bowiem o to, aby nie tracić zbyt wiele czasu na dojazdy i ewentualne stanie w korkach w godzinach pracy. Lokalizacja biura powinna być powszechnie rozpoznawalna, odznaczać się łatwością dotarcia i – o czym niektórzy właściciele biur rachunkowych niekiedy zapominają – posiadać miejsca parkingowe. Generalnie odległość biura od firmy w dużym mieście nie powinna przekraczać 10 kilometrów. Może się bowiem okazać, że obsługa księgowa firmy kosztuje znacznie więcej, niż wynikałoby to z umowy z biurem rachunkowym.

Nie ma to większego znaczenia, jeżeli przedsiębiorca preferuje księgowość internetową, a biuro rachunkowe taką formę oferuje. Przepływ dokumentów następuje wówczas za pośrednictwem Internetu, na adres poczty elektronicznej, a kontakty osobiste ograniczone są do minimum.



Zakres usług biura rachunkowego



Przed podjęciem decyzji o wyborze biura rachunkowego przedsiębiorca powinien sprecyzować swoje oczekiwania względem niego. Na rynku funkcjonują biura, oferujące zarówno wyłącznie usługi podstawowe, jak i rozszerzone. Małe biuro poprowadzi rachunkowość podatkową, będzie zatem wystarczające dla małej firmy jednoosobowej. Natomiast większe biuro zajmie się również rachunkowością finansowo-zarządczą oraz obsługą kadr i płac; ten zakres usług jest odpowiedni dla firm zatrudniających pracowników, a zwłaszcza spółek, zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości.

Pieczątka w otwartym segregatorze w biurze rachunkowym

Wśród usług, jakie oferują biura rachunkowe, znajdują się między innymi:

  • Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami, w systemie komputerowym uzgodnionym z klientem
  • Opracowanie planu kont
  • Sporządzanie i składanie do Urzędu Skarbowego deklaracji podatkowych
  • Obsługę VAT
  • Sporządzanie i składanie do US i KRS sprawozdań finansowych, sporządzanie sprawozdań dla GUS i NBP
  • Sporządzanie raportów dla klienta
  • Sporządzanie prognoz finansowych i przygotowywanie wniosków kredytowych
  • Sporządzanie analiz finansowych
  • Obsługa zobowiązań i należności
  • Pomoc biegłemu rewidentowi podczas audytu
  • Reprezentowanie klienta w urzędach (skarbowy, ZUS, KRS, NBP).

Dobre biuro rachunkowe dostosuje się także do indywidualnych oczekiwań klienta w zakresie obsługi finansowo-księgowej przedsiębiorstwa.



Pytania, które musisz zadać Twojej nowej księgowej



Każdy, kto rozpoczyna działalność gospodarczą i planuje skorzystać z outsourcingu w zakresie obsługi finansowo-księgowej, powinien oszacować spodziewaną wielkość sprzedaży i określić przybliżoną liczbę klientów. Wiąże się to z liczbą wystawianych faktur przychodu. Niektóre biura rachunkowe w ramach umowy wystawiają do dziesięciu faktur, a za każdą następną pobierają opłatę i należy wziąć to pod uwagę. Podobnie jest w przypadku faktur kosztowych w pakiecie usług. Warto zatem rozważyć możliwość wzięcia faktury zbiorczej za określony towar lub usługi w danym miesiącu (np. za paliwo).


Pracodawczyni rozmawiająca z księgową o biurze rachunkowym

Zatem pytanie, jakie trzeba zadać, brzmi:

  1. Jaki jest miesięczny limit faktur przychodu i faktur kosztowych oraz ile kosztuje obsługa faktur ponad ten limit?

    Każdy, kto rozpoczyna działalność gospodarczą i planuje skorzystać z outsourcingu w zakresie obsługi finansowo-księgowej, powinien oszacować spodziewaną wielkość sprzedaży i określić przybliżoną liczbę klientów. Wiąże się to z liczbą wystawianych faktur przychodu. Niektóre biura rachunkowe w ramach umowy wystawiają do dziesięciu faktur, a za każdą następną pobierają opłatę i należy wziąć to pod uwagę. Podobnie jest w przypadku faktur kosztowych w pakiecie usług. Warto zatem rozważyć możliwość wzięcia faktury zbiorczej za określony towar lub usługi w danym miesiącu (np. za paliwo).

  2. Kto przechowuje oryginały faktur i potwierdzeń dokonania opłat?

    Przepisy nie wskazują obligatoryjnego miejsca przechowywania faktur i dokumentów płatniczych. Niektóre biura rachunkowe przyjmują zasadę przechowywania ich u siebie, wówczas przedsiębiorca musi je dostarczyć. Inne biura preferują skany tych dokumentów, otrzymywane drogą elektroniczną. Rozwiązanie to jest bardziej wygodne, szybkie, oszczędza czas i pieniądze.

  3. W jaki sposób mają być dostarczane faktury i inne dokumenty płatnicze?

    Każda firma, w tym biuro rachunkowe, ma ustalone godziny urzędowania. Niektóre księgowe są jednak dostępne pod telefonem i e-mailem niemal całą dobę. Nie powinno to stanowić przeszkody do gotowości kontaktu osobistego, jeżeli klient wyrazi taką potrzebę.

  4. Czy można kontaktować się o każdej porze, jeżeli zachodzi taka konieczność?

    Biura rachunkowe mają wyznaczone terminy dostarczania faktur kosztowych, np. do 10. dnia każdego miesiąca. Jest to rozwiązanie, dzięki któremu po ustalonym terminie można księgować koszty firmy i obliczać podatki. Taki system zapobiega chaosowi w dokumentach i umożliwia systematyczne księgowanie. Za opóźnienie w dostarczeniu faktur niektóre biura pobierają dodatkową opłatę.

  5. Do którego dnia miesiąca należy dostarczyć faktury kosztowe za poprzedni miesiąc?

    W każdym miesiącu obowiązują terminy wystawiania różnych dokumentów i dokonywania różnych płatności. Np. PIT należy złożyć do 20. dnia miesiąca, VAT – do 25. Wszelkie wyliczenia za miesiąc są zatem potrzebne najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca. Warto jednak umówić się z biurem rachunkowym, aby dostarczało wyliczenie o dzień lub dwa wcześniej, aby mieć czas na korekty ewentualnych pomyłek, które mogą się każdemu przytrafić.

  6. Do którego dnia miesiąca księgowa przygotuje rozliczenie i czy może to być odpowiednio wcześniej?

    Ponadto warto zadać księgowej kilka pytań czysto technicznych, np.:

    • Jak będą wystawiane faktury – wypełniane gotowe druki czy generowane przez program komputerowy (jaki)?
    • W jaki sposób będą przekazywane kwoty podatków – mailowo czy w systemie online?
    • Czy biuro wysyła dokumenty do urzędów (deklaracje VAT, JPK), czy przedsiębiorca musi robić to sam?
    • Czy biuro rachunkowe załatwia formalności przy zakładaniu firmy (wniosek, ZUS, US, itp.)?
    Warto wiedzieć, że dobre biuro rachunkowe jest elastyczne i otwarte na różne, nawet nietypowe ustalenia z klientem.


Korzyści ze współpracy z biurem rachunkowym



Mężczyzna i kobieta ściskający dłonie w biurze rachunkowym

Outsourcing jest najczęściej stosowaną obecnie formą prowadzenia księgowości firmowej. Forma ta ma wiele zalet, wśród których najważniejsze to:

  • Bezpieczeństwo firmy. Profesjonalne biuro rachunkowe posiada Certyfikat Ministra Finansów – jak wspomniano wcześniej, obecnie nieobowiązkowy, ale świadczący o wiedzy merytorycznej i umiejętnościach w zakresie rachunkowości. Biuro może reprezentować firmę w ZUS i Urzędzie skarbowym, na bieżąco uzupełnia wiedzę w zakresie przepisów prawa podatkowego i ZUS, posiada obowiązkowe (Dz.U. nr 234, poz. 1576) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej od szkód, mogących powstać na skutek popełnionych błędów
  • Oszczędność czasu. Przedsiębiorca nie musi poświęcać co miesiąc czasu na sporządzanie koniecznych dokumentów, wypełnianie deklaracji i prowadzenie ksiąg. Jest też zwolniony z konieczności śledzenia zmian w przepisach, regulacjach, wysokościach składek, itp. Kontrola US lub ZUS może zostać przeprowadzona w siedzibie biura rachunkowego
  • Oszczędność pieniędzy. Prowadzenie samodzielnej księgowości wiąże się z kosztem urządzenia stanowiska księgowej (zakup sprzętu i oprogramowania, podpis elektroniczny), poza tym utrzymanie pracownika w skali roku kosztuje znacznie więcej niż opłata za usługi biura rachunkowego. Odpada też problem zastępstwa w razie urlopu lub zwolnienia lekarskiego. Wreszcie, usługi biura rachunkowego są kosztem i można je odliczyć od podatku
  • Wygoda. Przedsiębiorca może scedować na biuro rachunkowe nie tylko sprawy finansowo-księgowe, ale także kadrowo-płacowe (sporządzanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych, zgłaszanie pracowników do ZUS, przygotowanie list płac, itp.). Przedsiębiorca nie musi zajmować się biurokracją, związaną z prowadzoną działalnością.


Jak efektywnie współpracować z biurem rachunkowym?



Efektywna współpraca musi być klarowna, a jej poszczególne aspekty ściśle określone w umowie. Pozwoli to uniknąć nieporozumień. Należy pamiętać o podstawowych zasadach, którymi są:

  • Niezwłoczny kontakt w przypadku jakichkolwiek niejasności natury prawnej, finansowej, podatkowej, itp. Biuro rachunkowe powinno w ramach umowy sprawdzić, czy planowana transakcja będzie korzystna i czy warto ją zawrzeć
  • Możliwość renegocjacji umowy z biurem. Jeżeli w toku prowadzonej działalności gospodarczej wynikną różne nieprzewidziane sytuacje, wymagające wsparcia biura rachunkowego, należy sporządzić aneks do umowy, ustalający zakres i koszt tego wsparcia
  • Terminowy przepływ dokumentów ma na celu regulowanie zobowiązań w wymaganym czasie. Zawsze należy pilnować terminów, nie czekając do ostatniej chwili – była o tym mowa wcześniej
  • Sporządzanie listy spraw, wynikających w toku prowadzenia działalności. Jeżeli przedsiębiorca ma jakiekolwiek wątpliwości, powinien je spisywać i w miarę potrzeby rozstrzygać podczas spotkań.


Kiedy zmienić biuro rachunkowe?



Cztery zielone segregatory leżące w biurze rachunkowym

Niekiedy zachodzi konieczność rezygnacji z usług danego biura rachunkowego i znalezienie innego. Warto zastanowić się nad tym w sytuacji, kiedy:

  • Pojawiają się nieścisłości w rozliczeniach i wątpliwości co do ich prawidłowego wykonania. Jeżeli przedsiębiorca stwierdzi znaczne rozbieżności pomiędzy własnymi wyliczeniami, np. podatku dochodowego lub VAT, a obliczeniami, podanymi przez biuro rachunkowe, jest to sygnał alarmowy
  • Przedsiębiorca nie ma stałego dostępu do dokumentacji finansowej firmy. Biuro rachunkowe powinno zapewnić klientowi stały dostęp do stanu finansów, aby mógł on je weryfikować, drukować, pobierać skany, itp. Wiąże się to również z punktem poprzednim – umożliwienie sprawdzenia wyliczeń
  • Biuro nie akceptuje elektronicznego przepływu dokumentów, wymagając osobistego ich dostarczania
  • Biuro odpowiada na e-maile opieszale, niejasno, nie wyjaśniając problemu. Ponadto nie odbiera telefonów po godz. 16.00, co w przypadku np. prowadzenia przez firmę handlu ze Stanami Zjednoczonymi jest nie do przyjęcia
  • Biuro nie wykazuje inicjatywy w dzieleniu się wiedzą i wsparciu przedsiębiorcy; musi on o wszystko wypytywać, a i tak nie zawsze uzyskuje oczekiwane informacje.


Podsumowanie



Biuro rachunkowe jest instytucją, która całkowicie zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązki związane z prowadzeniem księgowości, analiz finansowych oraz kadr i płac. Ponadto może zastąpić go w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym, Głównym Urzędem Statystycznym i innymi urzędami, dzięki czemu firma nie musi tracić czasu na pozamerytoryczne strony swojej działalności.

Korzystanie z outsourcingu księgowego jest wysoce korzystne również w aspekcie finansowym; usługi biura rachunkowego są znacznie tańsze niż utrzymanie księgowej na etacie, zaś jakość obsługi finansowo-księgowej i kadrowo-płacowej bywa niejednokrotnie wyższa.